XIII Spotkanie Biur Promocji

Podlesice, 22-23 października 2009

 

Jak dobrze przygotować program pobytu inwestora czy gościa zagranicznego w urzędzie - tego mogli nauczyć się przedstawiciele miast z całej Polski podczas odbywających się już po raz trzynasty spotkań Biur Promocji, które organizuje Związek Miast Polskich.

Ponad 60 reprezentantów miast, wśród których najwięcej było specjalistów ds. promocji i kontaktów z inwestorami, spotkało się w dniach 22-23 października br. w Podlesicach w Jurze Krakowsko-Częstochowskiej. Prowadzący zajęcia Mieczysław Bąk z Jarpol Enterprise przedstawił wybrane zagadnienia z protokołu dyplomatycznego. Chociaż najczęściej praca urzędników nie wiąże się z pełnieniem funkcji ambasadora czy konsula, protokół dostarcza pracownikom wiedzy o tym, jak rozmieścić gości przy stole rozmów i w samochodzie, jak się ubrać w zależności od okoliczności czy zachować w trakcie obiadu.

Wykładowca przypomniał zebranym najważniejsze elementy dobrej prezentacji, która jest kluczowym elementem wizyty inwestora. Najistotniejsze jest postawienie sobie jasnych celów, które są konkretne, mierzalne, właściwe dla danego przedsięwzięcia, realistyczne i określone w czasie. Prezentacja powinna składać się ze wstępu (15% czasu), rozwinięcia (75%) oraz zakończenia (10%). W trakcie prezentacji nie można zapominać o kontakcie wzrokowym ze słuchaczami. Jeżeli nie zna się odpowiedzi, warto to powiedzieć i obiecać przesłanie jej, po zdobyciu oczekiwanych informacji, w późniejszym, ale konkretnym terminie. Po prezentacji należy wymienić wizytówki, odpowiedzieć na indywidualne pytania oraz rozdać materiały informacyjne, a także - co niezwykle ważne, choć niestety rzadko praktykowane - ustalić kalendarz dalszych działań. Warto wierzyć w to, co się mówi i uważnie słuchać, robiąc na przykład notatki. Aby stać się w oczach inwestora wiarygodnym, trzeba nie tylko być rzetelnym fachowcem w danej materii, ale wykazać się życzliwością, wyrażać ciepło i akceptację. Jednak najszybszym sposobem zdobycia zaufania klienta są tzw. świadkowie, czyli firmy, które już u nas zainwestowały. Ważną kwestią jest uwzględnienie różnic kulturowych (np. wręczanie i przyjmowanie wizytówki oburącz w Chinach i Japonii).

Większość reguł postępowania w trakcie oficjalnych spotkań obowiązujących w różnych krajach jest zapisana w protokole dyplomatycznym, którego stosowanie ułatwia nawiązanie i utrzymywanie kontaktów zagranicznych. Podstawowymi zasadami protokołu dyplomatycznego są zasady pierwszeństwa oraz starszeństwa - określane mianem precedencji. Uczestnicy spotkania poznali zasady i formy pisania listów, tytulatury, rodzaje i wygląd wizytówek. Wizytówki należy rozdawać z umiarem, a wręcz zabronione jest ich wręczanie podczas zasiadanego przyjęcia. W krajach arabskich, w Chinach i Japonii wizytówki wymagają lektury natychmiast po odczytaniu. Brak propozycji rozdania wizytówek przez osobę starszą lub wyższą rangą oznacza, że trzeba zaniechać wręczania swojej. W takiej sytuacji o wizytówkę może jednak poprosić młoda kobieta...

Przystępując do organizacji przyjęcia, gospodarz powinien odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań dotyczących formy przyjęcia, czasu, kto będzie gościem honorowym, menu, podziału ról i obowiązków wśród pracowników, rozmieszczenia gości oraz terminu czy formy zaproszeń. Przyjęcie biznesowe stanowi często dalszą pracę, dlatego każdy z zaproszonych urzędników powinien być zobowiązany do napisania swojego sprawozdania ze spotkania. Warto wiedzieć, że powitaniem gości przed budynkiem urzędu powinien zająć się specjalnie do tego wyznaczony pracownik, który wprowadzi gości do gabinetu burmistrza. Przy rozmieszczeniu gości przy stole obowiązuje zasada prawej ręki. Gość honorowy zgodnie z zasadami precedencji zajmuje miejsce najbardziej eksponowane. Mężczyźni siadają zawsze obok kobiet, małżeństwa jednak nie zajmują miejsc koło siebie, a sąsiadami może być dwóch mężczyzn, nigdy zaś dwie kobiety. Ważną zasadą jest zatrudnienie na każde 6-8 osób jednego kelnera oraz obsłużenie gospodarza na końcu, choć jest on nawet prezydentem miasta.

Przedstawiciele miast poznali również style negocjacji: azjatyckie, amerykańskie, europejskie i arabskie. Te informacje okazały się szczególnie pomocne podczas warsztatów, w których uczestnicy podzieleni na 5 zespołów przygotowali wizyty potencjalnych inwestorów z Niemiec, Chin i Japonii.

Podczas spotkania Biur Promocji dyrektor Biura Targów Monachijskich w Polsce, Krzysztof Kiljański zachęcał też miasta do udziału w Targach Turystycznych f.re.e, które odbędą się 18-22 lutego 2010 roku. W trakcie tej imprezy promowane są oferty urlopowe - wszystkie formy spędzania wolnego czasu od sportu czy koni po caravaning. W tym roku uczestniczyło w nich 1659 wystawców i ponad 100 tysięcy gości. Do tej pory wśród wystawiających się nie było jeszcze Polski.- Kto pierwszy zdecyduje się z naszego kraju na udział w tych targach, ma szanse na osiągnięcie sukcesu - zapewniał K. Kiljański. Minimalne stoisko musi mieć 6 mkw (1 mkw kosztuje 100 euro).

Joanna Proniewicz